Leider mussten wir – der Bezirksvorstand – das Südbadentreffen, welches für dieses Wochenende geplant war, kurzfristig absagen. Hier möchten wir Klarheit darüber schaffen, wie es dazu kam.
Nachdem das erste Südbatentreffen (11-13.02.2012) ein Erfolg war, wurde bereits am 03.07.2012 auf der BzV- Mailinglist zur Mitarbeit an einem Nachfolger mittels Pad aufgerufen. Am 31.07.2012 wurde in der Vorstandssitzung beschlossen, zwei Termine zu reservieren, um Terminkollisionen zu vermeiden [1]. Im August 2012 wurde beschlossen, das neu eingeführte Tool Redmine zu verwenden, um eine bessere und einfachere Einbindung der Basis in den Organisationsablauf zu ermöglichen [2].
Die nächsten Planungsschritte fanden am 20. November statt. Zu diesem Zeitpunkt standen die Zeiträume der Termine, die mit dem Südbadentreffen hätten kollidieren können, bereits fest. Somit konnte auch das Datum des Südbadentreffens fixiert werden und man entschied sich für das Wochenende 6./7.04.2013 [3]. An der selben Vorstandssitzung wurde ebenfalls beschlossen, ein Planungs-Mumble abzuhalten.
Anfang Dezember erging auf der Mailinglist des Bezirksverbandes ein Aufruf zur Beteiligung am Doodle, um einen Termin für das Planungs- Mumble zu finden. Einen Monat nach diesem Aufruf (am 04.01.2013) fand dieses Planungs- Mumble statt. Dort wurden Orgaaufgaben verteilt und der Termin für den Call for Papers (CfP) wurde auf März gelegt. Neun Tage später wurden in der nächsten Vorstandssitzung Beauftragungen zur Organisation und Durchführung des Südbadentreffens mit einem Budget über 900€ vergeben. [4]
Am 12.02.2013 wurde in der Vorstandssitzung der fehlende Call for Papers bemängelt, jedoch waren erste Vorträge gesichert und es wurde an der Slotaufteilung gearbeitet [5].
Nun ging die Amtszeit des Vorstandes zu Ende, und Tobias Zawisla bejahte die Frage, ob er auch nach der Neuwahl, zu der er nichtmehr antreten würde, die Beauftragung weiter Ausüben würde.
Anschließend wurde auf dem Bezirksparteitag am 17. Februar der neue, aktuelle Bezirksvorstand gewählt. In unserer ersten Vorstandssitzung am 26.02.2013 übernahm Severin Bang den Kontakt zu den für die Organisation Verantwortlichen [6]. Es folgte nun die Einarbeitungszeit. Aufgabenbereiche wurden verteilt, Vorstandsmitglieder nahmen an nötigen Schulungen teil, Infrastruktur wurde eingerichtet.
Annette Lindner fragte Anfang März nach dem Planungsstand. Severin sah sich den Planungsstand im Pad, Wiki und Redmine an. An der nächsten Vorstandssitzung (13.03.2013) berichtete er, dass es soweit keine Neuigkeiten gab, und kündigte an mit Norbert Hense und Tobias Zawisla Kontakt aufzunehmen, um zu erfahren, ob es weitere, nicht in den oben genannten Punkten gesammelte informationen dazu gibt [7]. Auf mehrere Anfragen per Email gab es erst gar keine und dann nur sehr spärliche Rückmeldung, welche keinerlei Informationen ob des Planungsstandes enthielten.
An der darauffolgenden Vorstandssitzung (26.03.2013) kontaktierten wir Norbert Hense und luden ihn ins Mumble ein, um Details über den aktuellen Zwischenstand zu erfahren. Es stellte sich heraus, dass es keine weiteren Informationen gab.
Aufgrund besagter spärlicher Rückmeldung und der zeitlichen Knappheit beschlossen wir noch an der selben Vorstandssitzung, die Organisation selbst in die Hand zu nehmen [8]. Wir hielten es für unmöglich, das Südbadentreffen in der bisher geplanten Form durchzuführen. Da die Räume schon angemietet waren, entschlossen wir uns das Konzept derart abzuändern, dass wir für den einen Tag eine Art BarCamp [9] und für den anderen eine Antragskonferrenz abhalten würden. Im Anschluss an das Treffen schrieben wir eine Einladung an alle, inklusive der Aufforderung, Wünsche für Themen zu äußern oder sich für Vorträge zu melden.
Am Mittwoch, den 03.04.2013 entschlossen wir uns dann jedoch, das Südbadentreffen abzusagen. Wir haben es uns mit dieser Entscheidung nicht leicht gemacht, aber in unseren Augen zeichnete sich eine so geringe – wenn überhaupt vorhandene – Teilnehmerzahl ab, dass wir keine andere Möglichkeit mehr sahen.
Was führte zu der Situation, in der wir uns gezwungen sahen, dieses Treffen abzusagen?
Eigentlich begann alles sehr vielversprechend. Vor über einem halben Jahr wurden die Grundsteine gelegt, und auch der Termin stand einige Monate lang fest. Aus jetziger Sicht scheint es jedoch so, dass es besonders durch das Fehlen des Termins in der Beauftragung, sowohl für den Call for Papers, als auch für die Einladung, an Nachdruck in der Organisation mangelte.
Ein in unseren Augen ausschlaggebender Grund für das Scheitern war wohl auch, dass trotz des langen Vorlaufs die Basis nicht genügend informiert wurde. Benachrichtigungen, Informationen und Aufforderungen, sich einzubringen, kamen zu spärlich und die schlussendliche Einladung viel zu spät.
Dies wiederum ist auf den Verlauf der eigentlichen Organisation zurückzuführen. Ohne einen Organisationsstand, bei dem Ziel und Ergebnis abzusehen sind, kann keine Einladung mit Programm erfolgen. Wie dies so verlaufen konnte, ist unklar. Sicher ist jedoch, dass durch einen engeren Kontakt zu den mit der Organisation Beauftragten – gerade nach der Neuwahl – der ungenügende Stand der Organisation früher bemerkt worden wäre.
Zusammengefasst sind wohl eine Häufung von Umständen unter Führung der schleifenden Organisation für die Absage verantwortlich. Die Verantwortung hierfür liegt beim Vorstand, der seiner Überwachungspflicht nur ungenügend nachkam. Vorsätzliches oder grob fahrlässiges Fehlverhalten liegt jedoch nicht vor, wenn alle davon ausgehen, dass jeder die ihm zugewiesene Aufgabe ordnungsgemäß erledigt.
Wir haben aus diesem Ereigniss gelernt und werden in der Planung und Durchführung zukünftiger Projekte darauf achten, dass es nicht mehr so weit kommt. Dazu gehört z.B., dass für Eckpunkte wie „Einladung“ ein Termin festgelegt wird, und dass reagiert wird, wenn ein Termin (hier: „Call for Papers“) nicht eingehalten wird. Das hätte zwar das Südbadentreffen vielleicht nicht gerettet, aber mehr Zeit gelassen für Umplanungen wie ein Barcamp. Auch werden wir versuchen, den Kontakt zwischen dem Organisationsteam, möglichen Mitarbeitern aus der Basis und Referenten während der Planung zu verbessern, sodass diese mehr Unterstützung bei der Vorbereitung finden.
In der nächsten Vorstandssitzung am 09.04.2013 um 20:30 Uhr wird das Thema noch einmal behandelt [10]. Ihr könnt gerne vorbei schauen und euch da an der Aufarbeitung beteiligen.
Viele Grüße
Euer Vorstandsteam
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